LA PREGUNTA DEL MILLÓN.
Estás en la reunión de revisión de resultados, hay tres escenarios posibles: 1) La utilidad está muy cerca de lo presupuestado, 2) Hubo una ganancia espectacular, supera los resultados esperados, 3) El beneficio de la última línea se quedó muy por debajo de lo planeado.
El empresario exitoso, independientemente de lo que ve en el estado de resultados, pregunta.
—¿Cómo podemos mejorar?
Los gerentes que se encuentran en los dos primeros escenarios fruncen el ceño, piensan “Nos está yendo bien (o muy bien) … ¿Qué más quiere?”. Aquellos que sufren el tercer escenario sólo bajan la mirada.
El propietario insiste.
—¿Cómo podemos reducir costos?
Por su puesto que los de la tercera situación serán más proactivos, les urge mejorar el negocio. Los otros harán “algo” porque así lo quiere el jefe.
UN ENFOQUE SUPERFICIAL.
En la mayoría de los casos, se utiliza la técnica más simple: Revisar el informe del resultado real vs el presupuesto y resaltar las variaciones de costos y gastos. Se analizan los cargos realizados en esos renglones. Posteriormente, cada gerente se lleva la tarea de averiguar, con los miembros de su departamento, la forma de gastar menos.
Hecho lo anterior, se corre una simulación del resultado con las nuevas cifras de costos y gastos. Si no se llega a la meta, se repite el proceso las veces que sean necesarias hasta llegar a la conclusión de “ya no se puede hacer más”.
No todas las alternativas de recorte están a simple vista, se requiere de un análisis más profundo para minimizar los desperdicios. Naturalmente, debe entenderse que cualquier acción será posible mientras no se ponga en riesgo la calidad y la seguridad.
AQUÍ TIENES 20 OPORTUNIDADES DE REDUCIR COSTOS.
1. Planifica la ubicación.
Este primer punto te será útil especialmente si vas a iniciar con la construcción de la nave. El objetivo es evitar desembolsos posteriores por rediseño o reubicación que suelen ser muy costosos.
Asegúrate de que el lugar donde te vas a establecer cuenta con todo lo necesario para tu operación y cumple con todos los requerimientos y permisos legales, de seguridad, comunicación, impacto ambiental, etc.
También te sirve si pretendes llevar a cabo alguna modificación. Por lo general, aunque se tenga una buena planeación de los espacios al hacer el diseño inicial, cuando ya se está en operación surgen oportunidades de mejora. Aplica la experiencia acumulada, para evitar, en lo posible, adaptaciones futuras. Pide retroalimentación a los usuarios, siempre tienen información valiosa que compartir.
2. Revisar los procesos.
Con el tiempo, la forma de operar sufre adaptaciones, progresa. Revisa periódicamente los procesos para que sean congruentes con la forma de trabajar más actual. La meta es la estandarización.
Promueve la participación de todos en eventos Kaizen. Y no olvides a los departamentos administrativos, el despilfarro también se encuentra en estas áreas.
3. Automatizar lo más posible.
Con la tecnología de ahora esto ya es más común y la inversión más accesible. La robotización, la inteligencia artificial, los ERP y hasta las hojas de cálculo te ayudan a incrementar la seguridad y reducir tiempos y errores.
En todas las industrias las máquinas están ganando terreno en la ejecución de tareas rutinarias. Es una obligación sumarse a la tendencia. Te recomiendo darle un vistazo al informe: The Future of Jobs Report 2020, World Economic Forum.
4. Evaluar las actividades de cada colaborador.
¿Tienes la seguridad de que todos tus empleados son necesarios? Revisa las labores de esta manera:
- En áreas productivas – Identificar aquéllas que no agregan valor al producto.
- En áreas de apoyo y administrativas – Revisar el apego a los perfiles de puestos.
- Elimina o reduce las actividades sin valor añadido.
Desde luego que encontrarás actividades que, aunque no añaden valor, son necesarias para la operación. En estos casos determina la forma de minimizar el impacto que tienen en los recursos.
5. Establecer un KPI para el mínimo de defectos.
Sabes que los defectos son costosos. Pon una meta alcanzable y vigílala a través de un indicador que esté a la vista de todos.
6. Evitar exceso de inventario
El inventario es dinero inmovilizado, además está sujeto a deterioro. Has un estudio para mitigar su cuantía, tanto en almacenes como durante el proceso productivo.
7. Eliminar tiempos muertos (de espera, de inactividad).
Esto sucede cuando el proceso, ya sea productivo o administrativo, no fluye adecuadamente y/o hay uno o más puntos de cuello de botella. Además, se presenta cuando hay falta de material para terminar una etapa y pasar a la siguiente.
Acostúmbrate a recorrer periódicamente todas las áreas de la empresa. Apenas observes esto, ocúpate inmediatamente de llevar acabo una investigación y detectar la causa raíz del problema.
8. Disminuir recorridos, movimientos y transportes innecesarios.
Mapea el flujo tanto de personas como de materiales. Ayúdate preparando un Diagrama de Espagueti en cada ciclo de trabajo completo para calcular el tiempo y la distancia recorrida.
Después reúne a todos los participantes y usen la creatividad para definir cuán posible es abreviar los trayectos.
9. Llevar a cabo un programa TPM (Mantenimiento Total Productivo).
Los costos y gastos de reparación de máquinas y equipos siempre son elevados. Las fallas están ligadas a producción con mala calidad, tiempos de cambio, accidentes y paros de línea, entre otras.
El TPM (Total Productive Maintenance), metodología de Lean Manufacturing, mejora la eficiencia global de los equipos. Otro de sus beneficios es que, además del personal de mantenimiento, también el de producción es capacitado para llevar a cabo las labores de conservación, lo que ayuda a mejorar el nivel de desempeño de ambos departamentos.
10. Cuidar que las herramientas de trabajo estén en buen estado.
Una herramienta de trabajo en estatus deficiente provoca pérdida de tiempo en su uso, o peor, accidentes. No puedes permitirte eso. Si no está funcionando óptimamente tírala y cómprate una nueva, te resultará más barato.
11. Desarrollo de proveedores.
En la actualidad, la competencia es intensa en todos los sectores y en todas partes del planeta. Saca provecho de esto para obtener mejores precios, calidad, condiciones, tiempos de entrega y plazos de pago.
12. El mito de las especificaciones técnicas.
Cuidado con el argumento que pretende justificar las compras a ciertos proveedores porque son los únicos que cumplen con las especificaciones técnicas requeridas. Seguramente sabes a lo que me refiero.
Esto ha causado muchas pérdidas. Se dejan de aprovechar descuentos, mejores condiciones y otros beneficios porque el comprador prefiere recibir “regalos” de parte del vendedor.
13. Capacitar al Personal.
Empleados más capacitados son empleados más productivos y, en consecuencia, menos costosos. Lo que inviertas en formación te traerá ventajas frente a tus competidores.
14. Establecer un programa de Bonos.
Los premios bien diseñados e implementados son de provecho para ambas partes. Ofrece a tu personal premios como los siguientes:
- Por cumplimiento de metas.
- Por propuestas de ahorro.
- Por propuestas de mejora.
15. Evitar exceso de tiempo extra.
Además de que no debes exceder los límites marcados por la Ley Federal de Trabajo (México), la mano de obra que opera frecuentemente en tiempo extraordinario no es productiva, genera mala calidad, errores y omisiones.
Si crees que te ahorras pagando horas extras en lugar de tener la plantilla completa, estás equivocado.
16. Factor de riesgo de trabajo (IMSS México).
Evita englobar a todos los empleados en el registro patronal de más riesgo. Es recomendable contar con diferentes registros patronales para pagar las primas según el grado de siniestralidad que le corresponda a cada actividad.
17. Trabajar arduamente en la prevención de riesgos de trabajo.
Además de lo que representa para la persona afectada, recuerda que, a menor número de accidentes/enfermedades, es menor el pago de cuotas patronales IMSS.
18. Conceptos no gravables en el salario.
Es aconsejable dividir el salario, según las leyes lo permitan, en conceptos no gravables para IMSS e ISR. Has un estudio con tus asesores fiscales para sacar el mayor provecho sin perjudicar al empleado y sin caer en riesgo con la autoridad.
19. Valorar leasing vs compra.
Antes de irte por la opción de comprar algún bien que te hace falta, has un análisis de costo-beneficio comparativo contemplando las opciones del arrendamiento regular y el leasing (arrendamiento puro).
Las ventajas y desventajas de cada opción (compra, arrendamiento, leasing) dependerán del tipo de bien y demás exigencias en cada situación particular.
20. Refinanciar deudas.
Nunca termines de pagar un crédito que hayas adquirido sin contemplar otras alternativas. Tal vez la institución financiera que te otorgó el crédito era tu mejor opción en su momento. También entiendo que la reciprocidad es importante para mantener buena relación con las instituciones crediticias.
Pero como dicen “Nadie está peleado con su dinero”. Los escenarios económicos cambian y si hay posibilidades de mejorar el contrato aprovéchalas. Si al final decides no cambiar de institución, al hacerle ver que tienes mejores elecciones, posiblemente te ofrezca condiciones más favorables.
¡CUIDADO CON LAS PROPUESTAS DE MEJORA!
Esto lo aprendí del libro Las Claves del Éxito de Toyota, de Jeffrey K. Liker, y lo recuerdo cada vez que voy a hacer una propuesta. Espero que tú también lo consideres cuando tengas la necesidad de implementar alguna mejora.
Textualmente dice:
“Toyota nunca despediría o degradaría a los operarios desplazados por mejoras de productividad. Este ahorro de costes a corto plazo crearía malestar contra la empresa e impediría que el resto de empleados cooperasen en iniciativas futuras de kaizen. Toyota siempre busca trabajo alternativo de valor añadido para los operarios desplazados por mejoras de producción.”